Деньги, клиенты, продажи: что считать малому бизнесу и в чем поможет автоматизация

Параллельно с этим увеличиваются операционные расходы. Стоимость аренды, логистики, рекламы, услуг бухгалтерии и других специалистов будут расти. Рост НДС и снижение порога дохода для налогоплательщиков вынудят всех поднимать цену на услуги и продукцию.

Давайте разберемся с тем, что делать предпринимателям, чтобы трезво оценивать свои возможности и развиваться несмотря на сложную экономическую ситуацию.

Как правильно считать деньги в бизнесе

Итак, сегодня у малого бизнеса есть три больших проблемы:

1. Падающая маржинальность.
2. Растущие операционные расходы.
3. Неоправданный оптимизм, который мешает предпринимателям увидеть реальные цифры.

Оптимизм и нежелание считать деньги. Многие собственники приходят за финансовыми консультациями, будучи совершенно неподготовленными в этом вопросе: они не фиксируют точно доходы и расходы компании, не считают, сколько денег выводят на себя, сколько тратят на развитие и нужды бизнеса. Если попытаться «приземлить» их и начать считать, в ответ часто можно услышать «у меня все будет хорошо».

Сегодня есть целый сегмент предпринимателей, «розовые облака», которые просто не хотят считать собственные деньги

Начнем с реального примера: собственник бизнеса никогда не считал досконально доходы и расходы, был уверен, что бизнес работает в прибыль. Но со временем появилось ощущение, что он слишком много денег тратит на себя, то есть выводит из бизнеса больше, чем зарабатывает. Решили посчитать финансы за декабрь: предприниматель ожидал 20 млн рублей выручки, затем выяснилось, что его подсчетам реальная цифра была — 12 млн.

Начали считать детально выручку по каждому менеджеру и фактическая сумма составила всего 9 млн. Мы определили его точку безубыточности — 13 миллионов рублей выручки в месяц. Но по факту компания ни разу за 2025 год не сделала такой суммы. Выручка была значительно меньше — 5‑7 млн в месяц в среднем. К этому добавились кредиты и долги. Когда, наконец, уговорили собственника посчитать его личные расходы, оказалось, что вместо допустимых 150 тысяч в месяц он выводит себе 1 млн рублей. И только потому, что не видит всех финансовых потоков и результатов.

Примерный подсчет денег в уме, ручные расчеты — это одна из причин таких ситуаций. Предприниматель должен в реальном времени видеть, откуда и сколько денег пришло, куда и сколько ушло, а также видеть прогнозы по предстоящим приходам и расходам, чтобы планировать любые финансовые операции. Это достигается только автоматизацией финансового учета.

Растущие операционные расходы. Мало считать доходы и видеть маржинальность. Многие забывают про операционные расходы — аренда, зарплата и т.д., и ошибочно считают, что работают в прибыль. Еще один пример, в котором собственник бизнеса уверен, что бизнес приносит прибыль. Когда мы начали из месяца в месяц автоматически правильно учитывать операционные расходы, оказалось, что бизнес не в прибыли и ежемесячно несет убытки в 300‑400 тыс. рублей.

Владелец бизнеса наконец‑то начал досконально изучать каждую статью расходов и задавать себе вопросы — почему он потратил эти деньги, зачем был нужен этот расход? Вслед за этим он стал понимать, где и на чем он мог бы сэкономить.

В бизнесах с маленькой маржой владельцы должны бороться буквально за каждый процент. Если при 7% маржи операционные расходы составляют 3%, предпринимателю остается 4% прибыли. Что он может сделать, чтобы в следующем месяце получить не 4%, а 4,5 или 4,75%? Повысить маржинальность или сократить расходы. Но для этого, прежде всего, автоматизировать учет финансов и видеть в реальном времени, что происходит с деньгами в бизнесе.

Что дает автоматизация финансового учета

Дальше оцениваем все факторы, которые могут на него повлиять. Смотрим на работу производства и видим рост себестоимости товара. Смотрим в причины и оказывается, что пришел некондиционный материал, из‑за которого выросла доля брака. Если все процессы автоматизированы, можно зайти в CRM, посмотреть сделку, связаться с продавцом, написать претензию и получить компенсацию за некачественную поставку. Когда предприниматель может оперативно реагировать на изменение финансовых данных, он может тем самым находить те самые проценты для увеличения маржи.

Этапы автоматизации

Собираем и структурируем данные. Прежде чем начинать автоматизировать какой‑либо бизнес‑процесс, нужно понять, какие данные есть в компании, какие из них нужны, в каком формате, где их брать. Например, в производственных компаниях самая большая проблема — отсутствие качественных справочников по продукции. Нужна структурированная информация о том, что за продукт, как он создается, как его продавать, как и где фиксируются продажи и т.д. Тогда, например, при планировании выпуска новых продуктов, можно будет заранее просчитать, насколько выше будет их рентабельность. Правильно выстроенная архитектура данных позволяет получать любые отчеты о состоянии финансов, в любых разрезах и динамике.

Определитесь с тем, как вы детализируете оплаты и классифицируем платежи, как и какую информацию о клиентах заносите в CRM, как учитываете продажи. От этого зависит то, насколько точно вы сможете управлять компанией, как детально сможете анализировать продажи, понимать, как двигаются деньги, какие каналы продаж работают.

Что нужно собирать:

• максимально полные данные о клиенты: ФИО, должность, контакты, первоначальный запрос, откуда пришел клиент, какие вопросы задавал и какие сомнения озвучивал;
• подробности о сделке: стоимость сделки, продукт/услуга, срок сделки, все созвоны и переписка, допродажи и кросс‑продажи в сделке;
• каналы продаж: откуда чаще всего приходят клиенты, где работает реклама, во сколько обходится привлечение каждого клиента.

Автоматизируем учет доходов и расходов. Научившись автоматически считать денежные потоки, предприниматель сможет видеть результат своей деятельности, а затем, в течение нескольких месяцев он сможет понимать динамику, изменение картины от месяца к месяцу, как конкретные действия влияют на результат.

Не стоит сразу замахиваться на сложные BI‑инструменты, в большинстве случаев достаточно отчетов из 1С или других учетных систем. Главное, что вы всегда сможете увидеть динамику и детально посмотреть причины изменений в конкретный период времени — это поможет вовремя среагировать и предпринять нужные действия.

Большинство компаний не готово сразу переходить к красивым дашбордам в BI‑системах. Им важен промежуточный слой между 1С, в которой сложно разобраться, и готовым отчетом. Предпринимателю важно видеть, как получились конкретные цифры, что на них повлияло. Такую промежуточную аналитику можно брать из CRM, когда в компании автоматизирован отдел продаж.

Автоматизация продаж и усиление аналитики. Внедрение CRM поможет автоматизировать продажи — избавить менеджеров от рутины, ускорить работу, избежать ошибок. Современная CRM — это автоматизация работы менеджеров и упрощение контроля для руководителя отдела продаж.

Это прежде всего работа ИИ‑ассистента, который помогает менеджеру: расшифровывает звонки и составляет краткое резюме, автоматически заносит в карточку данные из переписки с клиентом, напоминает о задачах, а теперь еще и анализирует базу клиентов в поисках тех, кто с большой вероятностью совершит в ближайшее время повторную покупку. Повторные продажи с ИИ имеют максимальную конверсию и работают практически без дополнительных усилий со стороны менеджера.

Для руководителя CRM становится основным источником аналитики. Если по финансовым данным план сильно отличается от факта, можно изучить информацию о продажах и разобраться в причинах. Например, все обращения клиентов сохраняются в контакт‑центре, провальные сделки фиксируются с указанием причин. А каталог товаров или услуг в CRM позволяет видеть все отчеты по продажам, понимать, что и когда продается лучше.

Руководитель отдела продаж ежедневно видит цифры по каждому менеджеру, по каждому продукту, по каждому покупателю, и оценивает, какая продукция пользуется спросом, кто из покупателей приносит больше денег, кто из менеджеров делает больше продаж. Для автоматизации процессов можно использовать роботов и триггеры — тогда руководитель будет в моменте получать сигналы о проблемах в продажах.

Руководство компании использует одни и те же данные, но в разных разрезах. И если продажи автоматизированы, если внедрена и правильно настроена CRM, можно не ждать, например, 10 числа месяца, когда менеджеры сдадут свои отчеты, не ждать, пока бухгалтерия закроет месяц, а получить всю информацию автоматически в любой момент.

Автоматизируем управление персоналом в продажах. Современные CRM, такие как Битрикс24, автоматизируют не только продажи, но и контроль эффективности сотрудников отдела продаж. В CRM есть ИИ‑инструменты контроля речевой аналитики: менеджер получает скрипт для общения свободной форме, например, обращаться по имени, предлагать конкретные услуги и т.д. По окончании такого разговора AI сравнивает скрипт с расшифровкой звонка и дает оценку соответствия в процентах, а также добавляет пояснения и рекомендации. Например, он может резюмировать, что работа менеджера на 86% соответствовала скрипту, менеджер был вежлив, но местами нетерпелив и перебивал собеседника, а также забыл предложить дополнительные услуги. Это позволят руководителю отдела продаж в разы быстрее оценивать работу менеджеров, оперативно реагировать на форс‑мажорные ситуации, в целом следить за успехами своих подчиненных.

Автоматизируем маркетинг, подключаем сквозную аналитику. После того, как автоматизирован финучет и продажи, самое время автоматизировать маркетинг — чтобы понимать, как расходуется маркетинговый бюджет и искать самые эффективные каналы.

Если в компании настроена обратная связь, сквозная аналитика, руководитель всегда может узнать, откуда пришел клиент, сколько он «стоил» компании и т.д. Директор по маркетингу может отслеживать эффективность каждого канала продаж и стоимость лида в нем. Он видит, какие каналы приносят клиентов, а на какие бюджет тратится безрезультатно, и понимает, как оптимизировать значительную часть тех самых дополнительных расходов, о которых мы писали выше.

Рекомендации предпринимателям

Мы не можем автоматизировать хаос. Автоматизация начинается с выстраивания структуры управления, правил измерения результатов. Она пересобирает компанию.

Фактически, стоимость автоматизации — это стоимость самого бизнеса

На что обратить внимание при автоматизации?

Не все 100% процессов можно автоматизировать. В финансовом учете 90‑95% всех операций могут быть автоматизированы.То есть, практически все данные, выгружаемые по API из банка в учетную систему, автоматически распознаются — виден поставщик, описание платежа и можно отнести его к нужной категории затрат. Но всё равно возникают 5‑10% операций, который нужно разобрать вручную. И бухгалтер должен знать, к кому обратиться, если он встречает какой‑то нетипичный платеж. У него должен быть четко расписанная инструкция, процесс на такие случаи.

ИИ или люди. ИИ отлично заменяет людей на рутинных операциях, сокращает процент ошибок, ускоряет работу. ИИ — отличный ассистент в продажах, который быстро проанализирует звонки или чаты, вытащит из них суть и занесет в карточку, Он же может пройти по базе CRM и найти клиентов, готовых купить повторно и автоматически создать карточки сделок.

На внутренних задачах ИИ действительно полезен. Но люди устали от общения с ботами, поэтому вопрос конечной коммуникации с покупателем лучше оставить менеджеру.

В прозрачной компании люди не хотят работать. Автоматизация делает компанию прозрачной и это может вызвать сопротивление части сотрудников — неэффективно работающих, или использующих в работе какие‑то скрытые схемы, не всегда добросовестные. Нужно быть готовым к потере сотрудников и потребуется достаточно большая энергия собственника, чтобы преодолеть сопротивление и довести автоматизацию до конца.

Подводя итог, еще раз напомним: излишний оптимизм сильно вредит бизнесу. Будьте реалистами, трезво оцените ситуацию в компании и возьмите ее под контроль. Для этого научитесь считать деньги в бизнесе, автоматизируйте финучет. Затем разберитесь с процессами в продажах и автоматизируйте их — CRM не только упростит работу менеджеров, но и даст все необходимые инструменты аналитики и контроля руководителю. Этих шагов достаточно для того, чтобы привести бизнес в порядок и начать успешно расти.