Автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24, кейсы

На примере двух кейсов рассказываем, как автоматизация помогает навести порядок в компании и расширить бизнес

Эту статью написал автор Блогов компаний

Елена Левченко

Менеджер по персоналу «ЛОГАСОФТ ПЛЮС»

ЛОГАСОФТ ПЛЮС

Интегратор CRM для бизнеса

Это авторский текст — редакция ничего не меняла

Написать статью

Логистика в ЭДО с Деловыми Линиями без срывов сроков

Клиент созрел — надо брать! Но проходит день, неделя, и клиент выбирает другого поставщика, «похоронив» усилия отдела продаж и ваши надежды на крупный заказ. А все потому, что в нужный момент вас не оказалось на рабочем месте, и договор затерялся среди бумаг, предназначенных для подписания. Знакомо?

Причиной таких промахов может быть бардак в компании, из‑за которого вы регулярно теряете деньги. Можно ли с ним бороться? Разбираемся вместе.

Как возникает бардак

Для начала попробуем понять природу бардака. Как он возникает? Из‑за безответственных работников, которые недобросовестно выполняют свои обязанности? А если работники умны и ответственны? Бардак возникает там, где плохо налажены рабочие процессы.

Например, компания подписала договор об оказании услуг в пункте А. Отдел услуг начинает поиск транспорта. Одновременно отдел продаж ищет транспорт для доставки оборудования в пункт В, расположенный по пути в пункт А. Если бы это обсуждалось, то рейсы можно было бы объединить и сэкономить ресурсы. А так — двойная нагрузка на персонал и двойные расходы.

Еще один пример: общение с клиентами ведется в мессенджерах, по телефону и по электронной почте без фиксации. Когда сотрудник решит уйти в отпуск, на больничный или уволиться, то восстановить историю коммуникации будет весьма непросто. А если еще и клиентскую базу в компании каждый ведет на своем компьютере, то при увольнении сотрудника база «уходит» вместе с ним. Часто — вместе с годами наработанными клиентами и их деньгами, которые могли бы стать вашими.

И таких примеров — десятки. Что же делать?

Новости

Наводим порядок: автоматизируем бизнес

Согласитесь, выстроить идеальные бизнес‑процессы непросто. Но много проблем можно решить, установив CRM‑систему.

CRM или Customer Relationship Management (управление взаимоотношениями с клиентами) — это умный электронный помощник, который помогает владельцам бизнесов вести учет клиентов, продаж и взаимодействий. Это программное обеспечение, которое собирает, связывает и анализирует все данные о клиентах: контактную информацию, взаимодействия с представителями компании, покупки, обращения в службу поддержки и т.д.

Система помогает выстраивать прочные взаимоотношения с каждым клиентом, обеспечивать его лояльность и, в конечном итоге, увеличивать объем продаж и прибыль. Кроме того, полученную информацию можно использовать для анализа и прогнозирования продаж, эффективности работы сотрудников, внедрения новых продуктов и других мероприятий, связанных с продажами, маркетингом и обслуживанием клиентов.

Сегодня рынок автоматизации бизнес‑процессов предлагает различные CRM‑системы. Выделить лучшую сложно — всё зависит от потребностей вашего бизнеса. Здесь важно правильно выбрать поставщика услуг. Наиболее профессиональный подход, когда компания предлагает конкретные решения на основании аудита ваших бизнес‑процессов.

Битрикс24, Битрикс, автоматизация бизнеса — На встрече с клиентом: представители ООО “ЛОГАСОФТ ПЛЮС” рассказывают клиенту о возможностях Битрикс24

«Целью нашего клиента было не просто навести порядок в бизнес‑процессах, но и вырасти в доходе. Повышение дохода — это системная работа, и даже небольшие действия могут привести к существенным изменениям».

Наталья Калясина

Начальник отдела продаж Битрикс компании «ЛОГАСОФТ ПЛЮС»

Чем мы смогли помочь?

Кейс 1: автоматизируем бизнес по производству станков

Начали мы с того, что провели аудит всех бизнес‑процессов в компании: попросили заказчика описать, как он работает с клиентами. На основании этого предложили часть бизнес‑процессов завести в CRM‑систему, а часть — либо изменить, либо автоматизировать, либо исключить — всё это тоже с помощью портала.

Затем мы:

утвердили все шаги в процессе взаимодействия с клиентом, которые совершает компания: от первого контакта до подписания акта об оказании услуг;
привели в порядок работу отделов, в частности, развели отдел продаж и отдел услуг;
продумали различные варианты автоматизации.

Таблица 1: Примеры автоматизации бизнес‑процессов в компании по производству станков
Проблема	Решение
Бизнес‑процессы внутри компании не выстроены. Нет порядка и четкого распределения обязанностей (кто и за что отвечает). Как следствие: много повторяющихся действий. Например, один и тот же документ «гоняют» по почте, по мессенджерам, носят лично.	Все основные процессы согласования заведены в CRM‑систему: согласование отпуска, выдачи денежных средств, командировки, договора, коммерческого предложения, оплаты контрагентом, заявок в отдел снабжения и др. Назначен ответственный на каждом этапе.
Много «ручных» операций. Пример: счет на оплату нужно отнести руководителю, потом бухгалтеру. Часто их не бывает на месте, — счет теряется или не оплачивается в срок. В итоге возникает ситуация неизвестности, и теряется драгоценное время.	Согласование оплаты теперь идет сразу и только на генерального директора.Если его нет на месте (например, он в отпуске и не в городе), ему в мобильной версии CRM‑системы приходит уведомление и счет, который он, ознакомившись, согласует. Счет с отметкой о согласовании переходит к бухгалтеру, который его оплачивает. Счет с отметкой «Оплата проведена» возвращается к инициатору процесса. К тому же для каждого бизнес‑процесса можно установить тайминг. Например, бухгалтеру на оплату счета дается 5 часов, и просрочка высвечивается как у него, так и у руководителя и у инициатора процесса. Таким образом ситуации неизвестности удается избежать.
Несогласованность действий внутри направления. Пример: поиск транспорта в пункты А и Б (см. выше).	Настроен отдельный бизнес‑процесс создания заявки в отдел снабжения на поиск автомобиля: начальник отдела видит все заявки и теперь может выстроить транспортную логистику, сэкономив ресурсы.
Сбои в коммуникации с клиентом. Общение ведется по различным каналам без фиксации (в мессенджерах, по телефону, по электронной почте).	Настроена интеграция каналов коммуникации по определенной логике: все сообщения в мессенджерах фиксируются в CRM‑системе. Все звонки по IP‑телефонии записываются, что обеспечивает прозрачность коммуникации с клиентами.
Клиентская база ведется каждым сотрудником на своем компьютере. Если же база хранится на общих ресурсах, то невозможно проконтролировать, всех ли клиентов сотрудник занес.	Вся клиентская база ведется в CRM‑системе и нигде более. Каждый сотрудник видит только свою базу (это регулируется правами доступа). В карточке клиента есть специальные поля с его контактными данными, без заполнения которых система не даст создать сделку.

Кейс 2: автоматизируем танцевальную студию

Еще один пример: владелица танцевальной студии хочет открыть филиал, но не может сделать это из‑за того, что «закопалась» в рутинных процессах. Тут уже не до расширения бизнеса! Что мы ей предложили:

Таблица 2: Примеры автоматизации бизнес‑процессов в танцевальной студии
Проблема	Решение
Расписание занятий по дням, педагогам и залам. Ведется в бумажном виде, и любое изменение, связанное с болезнью преподавателей и переносом занятий по иным причинам, превращается для руководителя в головную боль.	Расписание занятий перенесено в CRM‑систему на основе BI‑аналитического отчета. Теперь уведомление об изменениях в расписании приходит каждому педагогу в мобильной версии, что снимает с руководителя студии необходимость информирования сотрудников.
Учет посещаемости. Ведется не систематически на листочках, в тетрадках и т.п. Руководитель может потратить 2 дня, чтобы получить полную картину, от которой зависят размер родительской платы за обучение и зарплата педагогов.	Педагог в мобильной версии отмечает присутствующих на занятии, и эта информация сразу отражается в воронке учета посещаемости, откуда можно вывести отчет о посещаемости за неделю, месяц и т.п.
Учет родительской платы. Часто занятия оплачивают мамы, бабушки и иные родственники, поэтому бывает сложно, а порой и невозможно идентифицировать личность плательщика и ребенка, за которого внесена оплата. Соответственно, сложно определить должников и взыскать с них деньги за оказанные услуги.	На основании данных учета посещаемости реализован процесс учета заработной платы педагогов. В нем заведены ставки педагогов, учитываются отработанные часы и автоматически рассчитывается размер заработной платы каждого сотрудника.
Учет костюмов. Костюмы и аксессуары к ним выдаются детям для выступления на отчетных концертах, в которых принимают участие около 500 человек. Костюмы состоят из юбок, брюк, жакетов, обуви, головных уборов и иных аксессуаров. Часто один ребенок участвует в нескольких танцевальных номерах и берет несколько костюмов. В результате учет костюмов превращается в огромную проблему: кто сдал/не сдал, сдал полностью/только часть и т.д. Как следствие, дорогостоящие костюмы теряются, а студия несет прямые убытки.	Налажен процесс учета выдачи костюмов по учебным группам. Теперь костюмер отмечает, кто, что и когда взял, и устанавливает дату возврата. В день «икс» костюмеру приходит уведомление о том, что не сдано и кто не сдал.

«В Битрикс24 много полезных инструментов, а все бизнес‑процессы можно проводить не только с персонального компьютера, но и с мобильной версии. Только представьте: теперь я могу быстро узнавать статус нужных задач, за секунду находить данные об учениках, знать, чем заняты сотрудники, и оценивать, насколько эффективно идет работа! Внедрение платформы наконец‑то дало мне возможность расширить бизнес, открыть новый филиал и увеличить прибыль».

Владелица танцевальной студии

Главное

Конечно, CRM — это не волшебная таблетка, которая гарантирует увеличение прибыли. Но это первый шаг на пути к сокращению издержек, а, значит, к увеличению доходов бизнеса. Ведь она позволяет:

сотрудникам — сократить время на совершение рутинных операций и высвободить его, например, для «холодных» звонков и поиска новых клиентов;
руководителю — получать аналитические отчеты, позволяющие понять, где «узкие» места, на что нужно обратить внимание и правильно отреагировать. Например, отчет о конверсии в продажах позволяет увидеть, какой товар хорошо продается, а какой — нет, проанализировать причины неуспешных сделок (плохо оказаны услуги, задержка доставки, тон общения по телефону и др.) и вовремя принять управленческое решение.

Кто бы что ни говорил, а работа с издержками позволяет повысить доходность бизнеса. Нужно «всего лишь» сосредоточиться на оптимизации бизнес‑процессов в компании и уменьшить неявные потери, к которым относятся простои персонала и техники, лишняя транспортировка, лишняя работа, которая не влияет на результат и качество продукта, брак и ошибки персонала и другие.