Как автоматизация сократила подготовку товарных накладных для продавца Wildberries c 6 часов до 15 минут

С подобной ситуацией к нам обратился производитель одежды, который реализует свою продукцию через Wildberries. Компания столкнулась с необходимостью ускорить подготовку товарных накладных и снизить риски, связанные с ручной обработкой большого объема данных.

Задача: объединить данные из нескольких источников и исключить ручные сверки

Компания еженедельно формирует товарные накладные на основании данных из нескольких документов:

• уведомления о выкупе Wildberries;
• еженедельного отчета Wildberries;
• внутренних таблиц компании.

Каждый источник содержит только часть необходимой информации. Чтобы получить готовый документ, бухгалтеру необходимо было сопоставить данные между файлами, проверить соответствие позиций и вручную подготовить итоговую накладную.

При этом речь шла не о нескольких товарах, а о сотнях позиций каждую неделю. Любая неточность могла привести к необходимости повторной проверки документа и дополнительным временным затратам.

Как выглядел ручной процесс работы бухгалтера

До автоматизации подготовка товарных накладных занимала около 6 часов в неделю.

Бухгалтер последовательно работал с несколькими документами, извлекал необходимые данные, сопоставлял информацию между источниками и проверял корректность итогового результата.

Основная сложность заключалась не только в количестве операций, но и в необходимости постоянно учитывать особенности каждого документа. Например, одна таблица могла содержать одни данные, а другой источник — дополнять их необходимой информацией для формирования итогового документа.

При увеличении объема продаж такой подход становился все менее эффективным, больше времени уходило не на создание документов, а на проверку и поиск возможных расхождений.

Поэтому важно было получить список требований и дополнительно полностью изучить реальный порядок действий специалиста.

Почему первоначального описания оказалось недостаточно

Затем было составлено техническое задание и проработан алгоритм работы программы. Именно на этом этапе обнаружились детали, которые не были учтены изначально.

Например, бухгалтер забыл упомянуть внутренний документ компании, который также участвует в формировании товарной накладной. Без него невозможно было полностью восстановить логику подготовки документа, поэтому потребовалось дополнительно разобраться, какого элемента не хватает в общей схеме процесса.

Еще одна особенность выявилась уже после разработки. Wildberries не всегда предоставляет в отчетах информацию о размерах проданных товаров. Для бухгалтера это была привычная рабочая ситуация, но программа изначально не учитывала такую особенность.

После уточнения алгоритма действий были внесены соответствующие правки, отражающие реальные рабочие ситуации.

Решение: автоматическое формирование товарных накладных

В результате компания получила программу в формате.exe, которая автоматически обрабатывает необходимые документы и формирует готовую товарную накладную.

Решение анализирует данные из уведомлений о выкупе, отчетов Wildberries и внутренних таблиц компании, сопоставляет информацию между источниками и автоматически формирует итоговый документ.

При разработке были учтены возможные проблемные ситуации, которые возникают при работе с исходными данными. Это позволило создать инструмент, который не просто выполняет отдельную операцию, а закрывает весь процесс подготовки документа.

После формирования результата бухгалтеру требуется только проверить готовую накладную.

Вместо 6 часов работы — 15 минут на проверку документа

После внедрения решения процесс подготовки товарных накладных значительно изменился.

Если раньше бухгалтер тратил около 6 часов в неделю на ручную обработку документов, то теперь весь процесс занимает около 15 минут с учетом проверки готового результата.

Основная работа по сбору, проверке и подготовке данных выполняется автоматически. Это позволило:

• сократить временные затраты;
• максимально снизить ручные операции;
• минимизировать риск ошибок из‑за человеческого фактора;
• сохранить стабильность процесса даже при увеличении количества товаров.

По словам заказчика, бухгалтер был в восторге от результата: вместо нескольких часов работы и постоянных сверок ему достаточно нажать одну кнопку, чтобы получить готовый документ и проверить его перед использованием.

Что важно учесть перед автоматизацией ЭДО

Перед созданием решения важно:

• детально описать текущий порядок работы;
• определить все возможные исключения и нестандартные ситуации;
• подготовить примеры необходимых документов и шаблоны;
• учесть не только основной сценарий, но и нетипичные случаи.

При этом подобный подход актуален не только для формирования товарных накладных. Любой процесс, где сотрудники регулярно работают с большим количеством документов или данных, может стать “целью” для автоматизации: сверка информации из разных источников, подготовка отчетов, обработка таблиц, проверка данных или формирование документов.

Главное — не пытаться автоматизировать отдельный элемент без понимания всего процесса. Только после детального разбора можно создать решение, которое действительно сокращает ручную работу и помогает бизнесу работать быстрее и эффективнее. Грамотно построенная автоматизация позволяет не просто ускорить отдельную операцию, а полностью изменить подход к работе с большими объемами данных.