Проблемы, которые стоили компании миллионы и как автоматизация помогает их устранить

Расскажу о проекте, в котором автоматизация помогла компании упорядочить продажи, немного освободить менеджеров и вести работу с дилерами более прозрачно.

К нам обратился импортер бензо- и электроинструмента. Они закупают продукцию у зарубежных производителей и продает ее через развитую сеть в крупных городах.

На первый взгляд бизнес‑процесс выглядел рабочим: заказы поступали, менеджеры общались с дилерами, счета выставлялись, товар отгружался. Но при более внимательном разборе стало понятно, что большая часть системы держится на плечах сотрудников.

Как компания работала до внедрения

До начала проекта заказы всех клиентов проходили через руки менеджеров.

Если дилер хотел приобрести партию товара, он должен был позвонить или написать менеджеру. После этого начиналась привычная цепочка: переписка, уточнения, файлы, списки товаров, проверка остатков, согласование условий и подготовка счетов.

Фактически каждый заказ собирался вручную.

Отдельная проблема была с ценами и индивидуальными условиями. У одного дилера действовала персональная скидка, у другого — особые договоренности, у третьего — отдельные условия оплаты. При этом вся эта информация не была собрана в единой системе. Многое держалось на памяти менеджеров, переписках и устных договоренностях.

С лимитами по оплате и задолженностями ситуация тоже была нестабильной. Где‑то ограничения срабатывали, где‑то их приходилось проверять вручную, а где‑то информация просто доходила до сотрудников с задержкой.

Логистика также требовала внимания. Иногда транспорт уходил загруженным не полностью. В других случаях, наоборот, часть заказов не помещалась в машину, потому что данные по отгрузкам не были вовремя сведены в одну картину.

В итоге менеджеры тратили значительную часть рабочего времени не на развитие продаж и работу с ключевыми клиентами, а на операционную рутину: выясняли потребности дилеров, проверяли наличие товара, резервировали позиции, пересчитывали счета, корректировали отгрузки и сопоставляли цены.

Какие задачи нужно было решить

Во‑первых, дилеры должны были получить удобный и самое главное понятный инструмент для самостоятельного оформления заказов.

Во‑вторых, требовалось убрать хаос в ценах, индивидуальных условиях и задолженностях.

В‑третьих, нужно было существенно сократить ошибки и потери, которые возникали во время отгрузок.

И, наконец, важно было разгрузить менеджеров от монотонных постоянных действий, чтобы они могли заниматься не постоянным ручным сопровождением заказов, а глобально развитием продаж.

Как шла работа

В течение нескольких недель мы разбирали, как на самом деле устроен процесс: от первого обращения дилера до доставки заказа. Смотрели, где появляются задержки, на каких этапах менеджеры выполняют лишние действия, где возникают ошибки и почему часть информации теряется между отделами.

На этом этапе стало очевидно, что проблема заключалась не только в ручной работе сотрудников.

Дилеры не имели самостоятельного доступа к важной информации. Чтобы узнать наличие товара, уточнить цену, проверить документы или оформить заказ, им приходилось обращаться к менеджеру.

А дальше все зависело от загруженности сотрудника, рабочего времени, скорости ответа и количества параллельных задач. Штат менеджеров не бесконечный, а количество обращений росло.

Что изменилось после внедрения

Вместо звонков, писем и постоянных уточнений дилеры получили личный кабинет.

Теперь каждый клиент видит свои персональные цены и условия. Ему не нужно отдельно запрашивать скидку или ждать, пока менеджер проверит договоренности.

Остатки на складе показывались в режиме “real‑time”. Дилер может самостоятельно посмотреть, какие позиции доступны, и сразу сформировать заказ.

История заказов, закрывающие документы и счета теперь стали доступны в личном кабинете. То, что раньше приходилось искать в переписке или запрашивать у менеджера, теперь можно открыть в несколько кликов.

Отдельно была проработана логика формирования отгрузок. Система помогает собирать заказы так, чтобы транспорт использовался эффективнее и компания не теряла деньги на плохо спланированной логистике.

В чем бизнес‑ценность проекта

После запуска B2B‑портала продажи стали меньше зависеть от человеческого фактора.

Дилерам больше не было необходимости ждать менеджера, чтобы оформить заказ или получить базовую информацию. Они могут работать в личном кабинете самостоятельно, в удобное для себя время.

Для менеджеров это тоже стало серьезным изменением. Значительная часть рутинных операций ушла в систему, а у сотрудников появилось больше времени на развитие отношений с ключевыми клиентами и работу с продажами.

Руководство компании получило более прозрачную картину по процессам. Остатки, заказы и задолженности стали видны в реальном времени, а не собирались вручную из разных источников.

В логистике стало меньше лишних расходов. За счет более точного формирования заказов компания смогла лучше планировать отгрузки и эффективнее использовать транспорт.

Какие результаты получила компания

После внедрения портала компания получила заметный эффект. Время на обработку заявки сократилось почти втрое. Количество ошибок при отгрузках снизилось наполовину, а около 2/3 дилеров удалось перевести на самообслуживание. Менеджеры стали тратить намного больше рабочего времени на новые продажи, а не на рутинные согласования и ручную обработку заказов.

Что предприниматели могут применить у себя

Если заказы в компании до сих пор проходят через менеджеров, начните с простого аудита: сколько времени уходит на уточнение цен, остатков, документов, задолженностей и статусов отгрузки.

Обычно именно такие повторяющиеся действия первыми стоит передавать в личный кабинет клиента. Там он может сам оформить заказ, увидеть свои условия, проверить наличие товара и получить нужные документы.

Главное — не пытаться автоматизировать всё сразу. Лучше выбрать самые частые ручные операции и убрать их из ежедневной работы менеджеров. Так B2B‑портал становится не просто сайтом для заказов, а инструментом, который снижает нагрузку на команду и помогает бизнесу расти без постоянного расширения штата.

Итог

Для нас этот проект стал еще одним подтверждением простой мысли: B2B‑портал — это не просто сайт для оформления заказов.

В этом проекте компания перешагнула на новую ступень взаимодействия с дилерами. Их клиенты получили понятный инструмент для самостоятельной работы, а бизнес — больше контроля, меньше операционной нагрузки и основу для дальнейшего роста.