Как написать объяснительную в банк по 115‑ФЗ

Если банк запросил документы и пояснения по 115‑ФЗ, это еще не значит, что бизнес подозревают в нарушении закона. Не исключено, что сотрудникам финансового мониторинга — комплаенса — просто не хватает информации, чтобы понять смысл отдельных операций по счету. От того, насколько быстро и подробно предприниматель ответит на запрос, зависит скорость и результат проверки.

Почему банк запрашивает документы и пояснения по 115‑ФЗ

ИП занимается разработкой сайтов, но регулярно получает переводы за продажу неких товаров. Для банка такая картина выглядит странно, поэтому он может запросить пояснения.

Возможно, никакой проблемы нет: ИП вправе одновременно заниматься двумя не связанными между собой видами деятельности, если у него для этого есть подходящие коды ОКВЭД. Тем не менее банк обязан проверить, не связана ли торговля ИП с незаконным оборотом денег.

• на счет поступила крупная сумма, которая не соответствует обычным оборотам бизнеса;
• компания часто снимает наличные;
• деньги быстро уходят со счета после поступления;
• назначение платежей выглядит слишком общим, например: «За товары»;
• банк не видит связи между операциями и заявленным видом деятельности;
• бизнес резко изменил платежное поведение. Например, существенно выросли обороты или объем снятия наличных через банкоматы.

Если бизнес способен понятно объяснить нетипичные движения денег, банк быстро закончит проверку, и операции будут идти как обычно.

Как написать пояснение для банка по 115‑ФЗ

План ответа может быть таким:

1. Опишите вашу деятельность.
2. Поясните операции, по которым возникли вопросы.
3. Поясните движение денег.
4. Приложите документы, которые помогут понять ситуацию.
5. Ответьте на все вопросы из банковского запроса.

Опишите вашу деятельность. Объясните, чем занимается ИП или компания, на чем вы зарабатываете, кто ваши основные клиенты, как обычно происходят расчеты.

Поясните операции, по которым возникли вопросы. Расскажите простыми словами:

• что это за платеж — за какие товары, работы или услуги;
• кто является второй стороной;
• почему операция соответствует вашей обычной деятельности;
• какими документами подтверждается сделка.

Поясните движение денег. Укажите источник поступления денег и куда они затем ушли: например, поставщикам, сотрудникам или подрядчикам. Если деньги проходили через несколько счетов, кратко объясните цепочку расчетов.

«Часть денег направили поставщику сырья ООО „Вектор“, оставшуюся сумму использовали для выплаты заработной платы и оплаты аренды склада».

Приложите документы, которые помогут понять ситуацию. В конце письма перечислите все документы, которые направляете вместе с пояснением. Советуем не ограничиваться документами, указанными в запросе. Если есть материалы, которые лучше раскрывают экономический смысл операций или специфику вашей деятельности, стоит их также направить в банк.

Ответьте на все вопросы запроса. Если бизнес не ответил на часть вопросов в пояснениях выше, нужно отдельно ответить на них.

Хорошее пояснение обычно занимает одну‑две страницы. Не стоит писать эмоциональные обращения, жаловаться на проверки или убеждать банк, что вопросы возникли несправедливо. Сотрудник финансового мониторинга оценивает только факты и документы.

Какие документы приложить к ответу на запрос банка

Чаще всего банк сам указывает, какие документы нужно приложить к ответу. Но если вы считаете, что дополнительный документ будет полезен, стоит его показать.

Точный список документов зависит от того, какая операция вызвала вопросы. Подробнее о том, какие документы может запросить банк.

Чаще всего это:

1. Документы по сделке. Например, договор, спецификация, счет или любой другой документ, который объясняет происхождение денег.
2. Документы, которые подтвердят, что вы или контрагент выполнили свою часть сделки. К примеру, это могут быть чек, квитанция, акт приемки‑передачи или накладная.
3. Налоговые документы — квартальные отчеты и декларации.

Допустим, предприниматель получил 3 млн рублей по договору подряда. В этом случае логично приложить

• договор;
• акт выполненных работ;
• счет на оплату;
• выписку по счету с поступлением денег.

Чем проще банку будет проследить связь между платежом и документами, тем быстрее завершится проверка.

Каких ошибок избегать при ответе на запрос банка

Дать оперативный, понятный и полный ответ — в интересах бизнеса. Вот несколько опасных ошибок:

• проигнорировать запрос или ответить «для галочки»;
• прикладывать десятки документов без пояснений. Сотрудник банка может не понять логики разрозненных документов, и проверка затянется;
• скрывать часть информации. Проверка закончится, только когда банк сможет составить прозрачную картину деятельности бизнеса и конкретной операции;
• отправлять нечитаемые сканы. Если сотрудник комплаенса не сможет прочитать текст, пользы от документа не будет;
• путать даты, суммы и контрагентов;
• давать объяснения, которые противоречат документам;
• отвечать после установленного срока.

Что будет, если не ответить на запрос банка по 115‑ФЗ

• приостановить конкретную операцию до выяснения ее деталей;
• отказать в проведении конкретной операции;
• приостановить транзакции с конкретным контрагентом;
• приостановить большинство операций по счету;
• временно ограничить все дистанционное обслуживание.

Даже если ограничения ввели, их можно снять, если предоставить все необходимые документы и ответить на вопросы банка.

Что делать, если банк не принял пояснения и документы

Если это не помогло, можно направить официальное обращение в банк с требованием объяснить причины ограничений. Сделать это можно через поддержку или бумажным письмом по почте на юридический адрес банка. К следующему шагу можно переходить, только если банк на обращение ответит, что не принял пояснения и не может устранить причины, из‑за которых вынужден отказать бизнесу в обслуживании.

Можно подать обращение для снятия ограничений в комиссию при Банке России. Нужно выбрать «Обращение в Межведомственную комиссию, созданную в соответствии с законом № 115‑ФЗ». Комиссия еще раз оценит всю информацию, которая есть у ЦБ и банков по бизнесу‑заявителю.