Аттестация персонала: что это, правила и методы проведения по ТК РФ

Аттестация помогает работодателю решить, продолжит ли сотрудник работать в компании или с ним стоит расстаться. Если неправильно провести аттестацию, работник сможет оспорить ее результаты.

Что такое аттестация сотрудников и зачем ее проводить

Аттестация персонала — это оценка профессиональных знаний, навыков и квалификации сотрудника. Она помогает определить, соответствует ли он занимаемой должности или выполняемой работе. Помимо этого, аттестация нужна, чтобы:

оценить квалификацию сотрудников и выявить пробелы в знаниях;
принять решение о повышении, переводе на другую должность или увольнении;
сформировать кадровый резерв.

В Трудовом кодексе РФ определения понятия «аттестация» нет. Поэтому работодатель проводит аттестацию по своим правилам или в соответствии с требованиями закона для отдельных категорий работников. Это может быть, например, письменное тестирование или устное собеседование.

Новости

Какой бывает аттестация и какие специалисты должны ее проходить

Аттестация может быть двух видов:

Обязательная по закону.
По инициативе работодателя.

Обязательную аттестацию проводят по должностям, специальностям или профессиям из федеральных нормативных актов. Например, такую проверку должны регулярно проходить сотрудники авиации, транспортной безопасности, медперсонал, педагоги, научные сотрудники, госслужащие.

Аттестация по инициативе работодателя. Условия проведения такой процедуры нужно прописать в локальном нормативном акте. Проводить ее можно по любым категориям сотрудников.

Актуальные статьи и свежие тренды

Кого нельзя аттестовывать

Если цель аттестации — уволить сотрудников, которые с ней не справились, придется освободить от экзамена следующие категории сотрудников:

беременных женщин;
женщин с детьми в возрасте до трех лет;
одиноких матерей, которые воспитывают ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка‑инвалида до 18 лет;
отцов, воспитывающих без матери ребенка до 14 лет или ребенка‑инвалида до 18 лет, либо опекунов и попечителей таких детей;
родителей, опекунов, попечителей — единственных кормильцев ребенка до трех лет в семье, где трое и более детей до 14 лет, либо ребенка‑инвалида до 18 лет, если другой родитель не работает;
сотрудников, у которых маленький трудовой стаж, например меньше одного года, поэтому у них нет нужного производственного опыта.

Если сотрудник из списка пройдет аттестацию и окажется, что он не соответствует занимаемой должности, уволить его нельзя.

Какие есть формы и методы проведения аттестации персонала

Есть три формы аттестации сотрудников на соответствие занимаемой должности:

Устная. Аттестационная комиссия задает вопросы, а сотрудник на них отвечает. Могут проверять знания нормативов, инструкций и регламентов, спрашивать про навыки, должностные обязанности.
Письменная. Сотрудник пишет ответы на вопросы в свободной форме или проходит тест.
Смешанная. Состоит из устной и письменной части.

Уровень знаний и практических навыков сотрудников можно проверить с помощью разных методов, например ранжирования, шкалы оценок, интервью, деловых игр, анализа выполненных задач.

Ранжирование. Сотрудников сравнивают между собой по уровню компетенций и результатам работы, например качеству общения с клиентами или количеству закрытых сделок. Руководитель с аттестационной комиссией составляет список, в котором на первых местах — наиболее продуктивные, на последних — те, кто справляется с задачами хуже. Минус метода — он не учитывает индивидуальные особенности людей в команде.

Шкала оценок. Для каждой должности разрабатывают, например, пятибалльную систему, по которой оценивают профессиональные качества сотрудника, достижения и недочеты в работе. Баллы суммируют и на основе результата делают вывод, насколько работник справляется с задачами. Для объективности к этому методу добавляют другие инструменты, например интервью.

Интервью. Может быть как самостоятельным, так и дополнительным методом. Его преимущество в том, что сотрудник участвует в оценке своих компетенций. Например, он может рассказать о достижениях или повышении квалификации.

Деловая игра. Сотрудника погружают в бизнес‑ситуации: он решает различные задачи и параллельно прокачивает навыки принятия решений. Игра может быть метафорической — на основе выдуманных ситуаций — или же имитировать реальные рабочие процессы.

Анализ выполненных задач. Комиссия разбирает конкретные рабочие задачи, с которыми сталкивался сотрудник. Метод помогает понять, к примеру, как работа сотрудника повлияла на достижение целей проекта, с какими сложностями он сталкивался и как их решал.

Как подготовиться к аттестации

Перед началом аттестации на соответствие занимаемой должности нужно свериться с обязанностями сотрудников. Затем продумать порядок проведения экзамена и назначить аттестационную комиссию.

Шаг 1. Проверить должностные обязанности. Общие требования прописывают в трудовом договоре, а детали — в должностной инструкции. Если в случае спора у работодателя не окажется документа, в котором прописаны должностные обязанности сотрудника, суд может признать результаты аттестации недействительными.

Также без четких критериев оценки нельзя сделать вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности.

Шаг 2. Выбрать способ аттестации. Подробнее о формах и методах экзамена рассказали в предыдущем разделе.

Шаг 3. Определиться с периодичностью аттестации. Ее нужно будет зафиксировать в положении о процедуре.

Обычно сотрудников аттестуют через равные промежутки времени. Например, рядовых сотрудников можно аттестовать раз в полгода, а руководителей — реже, раз в год.

Еще бывают внеплановые переаттестации. Каждый работодатель самостоятельно решает, проводить их или нет. Обычно для этого нужен определенный повод — его прописывают в положении об аттестации. Например, резко упали показатели бизнеса или сменилось руководство.

Шаг 4. Назначить аттестационную комиссию. Она будет оценивать результаты экзамена.

Комиссию назначает руководитель компании или ИП приказом. Состав аттестационной комиссии может быть любым. Обычно в нее входят начальники отделов, сотрудники отдела кадров.

Если в организации есть профсоюз, его представителя тоже нужно включить в состав комиссии.

Порядок проведения аттестации работников

В законодательстве нет единого нормативного акта, в котором прописаны правила проверки знаний и навыков. Рекомендуем проводить аттестацию работников так:

утвердить положение об аттестации;
издать приказ и утвердить состав аттестационной комиссии;
уведомить сотрудников;
провести аттестацию;
подвести итоги.

Шаг 1. Утвердить положение об аттестации. Это локальный нормативный акт компании. Требований к его содержанию нет, работодатель разрабатывает документ самостоятельно.

В положении об аттестации на соответствие занимаемой должности могут быть такие разделы:

общие нормы: цели аттестации, в какой форме проводится, как часто;
категории сотрудников, чьи знания и навыки будут проверять;
виды аттестации: очередная, внеочередная;
порядок проведения аттестации;
решения, принимаемые по результатам проверки.

Положение об аттестации сотрудников утверждает руководитель компании

Когда руководитель или ИП утвердит положение, с ним нужно ознакомить под подпись всех сотрудников: тех, кто уже работает в компании и кого только принимают на работу.

Ша 2. Издать приказ о проведении аттестации. В него обычно включают:

место и график проведения аттестации;
список сотрудников, которые должны пройти тестирование;
состав аттестационной комиссии.

Приказ о создании аттестационной комиссии

Руководитель организации или ИП издает приказ, если собирается проводить аттестацию сотрудников. В документе он должен утвердить состав аттестационной комиссии, включая председателя, и указать даты проведения аттестации.

Шаг 3. Сообщить сотрудникам. Это можно сделать письменно, например через руководителя отдела. В трудовом кодексе не сказано, как нужно сообщать, поэтому составить уведомление можно в любой удобной форме. Главное, чтобы у работодателя была отметка, что сотрудник знает о предстоящей аттестации. Например, подпись сотрудника на уведомлении.

Шаг 4. Подвести итоги аттестации. По результатам аттестации комиссия делает вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности. Свое решение комиссия должна прописать в аттестационном листе или протоколе и ознакомить с ним сотрудника под подпись. Аттестационный лист и протокол тоже составляются в свободной форме.

Сведения о результатах проведенной аттестации нужно включить в личную карточку сотрудника, если она есть. Если он плохо справился с письменными заданиями, рекомендуем приложить к протоколу эти результаты. Они могут пригодиться, если сотрудник решит обжаловать решение комиссии.

Затем комиссия передает результаты руководителю или другому сотруднику, ответственному за аттестацию. Он уже самостоятельно решает, что с ними делать.

Личная карточка работника

Сейчас вести личные карточки работников не обязательно, но многие компании и ИП продолжают это делать. В карточку вносят паспортные и личные данные, информацию о должности и отпусках. Личные карточки нужно хранить 50 лет.

Критерии оценки персонала

Во время аттестации обычно учитывают такие группы критериев:

профессиональные — объем и качество выполняемой работы, знания, умения и навыки, опыт, квалификацию;
деловые, например организованность, инициативность и желание брать более ответственную работу;
морально‑психологические, например честность, психологическую устойчивость, отношения с коллегами во время выполнения задач.

Выбор конкретных критериев зависит от специфики деятельности сотрудника. Например, при оценке линейного персонала учитывают отсутствие ошибок в работе, выполнение стандартов обслуживания клиентов, объем выполняемой работы, дисциплину.

Какие решения принимать по итогам аттестации

После аттестации комиссия обычно не принимает кадровых решений сама, это делает руководитель. Решение зависит не только от результатов проверки, но и от опыта сотрудника, потребности бизнеса и наличия подходящих вакансий.

По итогам аттестации можно принять несколько решений.

Оставить сотрудника на прежней должности. Это самый распространенный вариант. Если аттестация подтвердила, что работник обладает необходимыми знаниями и навыками, никаких кадровых изменений не требуется.

Повысить сотрудника или включить его в кадровый резерв. Если аттестация показала, что сотрудник готов к более сложным задачам, результаты можно использовать как основание для повышения. Во многих компаниях аттестация — один из этапов формирования кадрового резерва.

Направить на обучение. Не всегда недостаточный результат означает, что сотрудник не подходит компании. Иногда ему не хватает знаний в отдельных вопросах. В таком случае работодатель может организовать обучение, стажировку или назначить наставника, а затем провести повторную аттестацию.

Например, специалист по закупкам хорошо знает внутренние процессы компании, но плохо ориентируется в последних изменениях законодательства. В рамках обучения он сможет восполнить пробелы, а после — пройти аттестацию повторно.

Предложить перевод на другую должность. Если сотрудник не справляется с текущей работой, но его знания и опыт подходят для другой должности, работодатель может предложить перевод. Например, хороший специалист может не справляться с руководящей работой, но успешно выполнять обязанности рядового сотрудника.

Перевод возможен только с письменного согласия работника.

Подготовить документы для увольнения. Если по результатам аттестации сотрудник не соответствует занимаемой должности, работодатель может уволить его. Подробнее об этом расскажем в следующем разделе.

Можно ли уволить сотрудника

Работодатель может уволить сотрудника, если аттестация подтвердила, что он не соответствует занимаемой должности из‑за недостаточной квалификации. Исключение — работники из защищенной категории. Полный список таких сотрудников перечислили в разделе «Кого нельзя аттестовывать».

Для того чтобы уволить сотрудника, важно провести аттестацию с соблюдением процедуры, которую мы описали в разделе выше. Положение об аттестации, приказ о ее проведении, протокол заседания комиссии и другие документы помогут подтвердить, что работодатель действовал законно и обоснованно.

Перед увольнением работодатель обязан предложить сотруднику все имеющиеся у него вакансии, которые соответствуют квалификации работника или доступны ему с учетом состояния здоровья. Если подходящих должностей нет или сотрудник письменно отказался от перевода, трудовой договор можно расторгнуть.

Если сотрудник обжалует увольнение, суд проверит не только результаты аттестации, но и то, была ли соблюдена вся процедура. Например, увольнение могут признать незаконным, если в компании не было положения об аттестации, работника заранее не ознакомили с ее правилами, комиссия была сформирована с нарушениями или сотруднику не предложили все подходящие вакансии. В таком случае суд может восстановить работника в должности.

Главное

Аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности — это квалификационный экзамен, с помощью которого оценивают знания и навыки персонала.
Если сотрудник не пройдет аттестацию, его могут понизить в должности или уволить.
Есть категории работников, которых бессмысленно аттестовывать. Это, например, беременные, женщины с детьми в возрасте до трех лет, одинокие матери и сотрудники с маленьким трудовым стажем. Причина — их нельзя уволить по инициативе работодателя.
Работодателю нужно разработать и утвердить положение об аттестации и издать приказ о ее проведении. Также надо назначить аттестационную комиссию, которая будет оценивать результаты экзамена. Обычно в нее входят руководители отделов и сотрудники отдела кадров.